Change Maßnahmen

Neben der generellen Change Begleitung zur Stabilisierung des gesamten Prozesses kommen innerhalb des Advanced Office® auch gezielte und wiederkehrende Change Maßnahmen zum Einsatz. Diese wurden in einem intensiven Prozess mit den P.O.T.-Mitarbeitern in die seit über 25 Jahren erfolgreichen Leistungsbausteine integriert. Somit wird keine künstliche Verbindung zwischen Planung und Change Management hergestellt, sondern POT Advanced Office® ist die organische und nicht trennbare Kombination von Planung und Change.

Strategieworkshop

Im Strategieworkshop ermitteln wir planungsrelevante Grundlagen und Einflussfaktoren und identifizieren gemeinsam mit dem Auftraggeber die kritischen Punkte und Herausforderungen auf dem Weg zum Erreichen der Projektziele. Dabei sind die zentralen Stellschrauben zu bestimmen sowie eine geeignete Strategie und konkrete Maßnahmen zu benennen, um alle Herausforde-rungen zu lösen.

Mitarbeiter-Informationsveranstaltung

In einer ersten Veranstaltung werden allen Mitarbeitern die wesentlichen und zum aktuellen Zeit-punkt sinnvollen Informationen vermittelt. Ziel ist es, alle Beteiligten auf einen identischen Kennt-nisstand zu bringen und eine einheitliche Ausgangssituation zu schaffen. Hierbei liegt ein we-sentlicher Schwerpunkt auf der Historie des Projektes sowie der Erläuterung von bisherigen Maßnahmen durch den Auftraggeber. P.O.T. wird erstmalig als Partner vorgestellt, es werden jedoch noch keine fachlichen Details gezeigt. Die Mitarbeiter erhalten zum Abschluss eine Übersicht der nächsten Schritte bis zu der offiziellen Kick-off-Veranstaltung.

Diese Veranstaltung wird empfohlen, wenn der Zeitraum zwischen Initiierung des Projekts und dem eigentlichen Projektstart sehr groß ist.

Konsensworkshop

P.O.T entwickelt für die zu planende Arbeitswelt ein nachhaltiges, flexibles und effizientes Büro-konzept. Das modulbasierende, flexible (architekturkongruente) und nutzerspezifische Konzept ist die Basis für die Flächenbedarfsermittlung. In einem Konsensworkshop mit den Entscheidern (Vorstand/Geschäftsleitung/Projektleitung) werden die grundsätzlichen Parameter für die zukünf-tigen Planungsschritte und den Change-Prozess abgestimmt und verabschiedet

Kick-off-Veranstaltung

Der wesentliche Baustein im gesamten Mitarbeiterbeteiligungsprozess ist die Kick-off-Veranstal-tung für alle Mitarbeiter. Neben der Kommunikation der Rahmenbedingun¬gen durch den Auftrag-geber wird erstmalig die konkrete Vorgehensweise zur fachlichen Umsetzung von P.O.T. präsen-tiert. Die Mitarbeiter erhalten ein Update zum bisherigen Projektverlauf und einen Ausblick auf die weiteren Schritte.

Die Kick-off-Veranstaltung sollte im Rahmen einer Betriebsversammlung erfolgen. P.O.T. unterstützt bei der Planung und Vorbereitung und übernimmt eine tragende Rolle während der Veran-staltung.

Online-Befragung aller Mitarbeiter

Zur Ermittlung des Nutzerbedarfs aus Sicht der Mitarbeiter erfolgt eine internetbasierende Befra-gung zu allen Themenbereichen rund um die Arbeitssituation. Sie erfolgt anonym und wird über ein Verfahren mit TAN-Briefen oder ein TAN-Mailing durchgeführt. Weiterhin bietet sie Raum für Hinweise und Ideen aus der Mitarbeiterschaft. Die Auswertung dient als Basis für weitere Pla-nungen sowie zur Vorbereitung der Führungskräfte-Interviews und wird mit modernsten statisti-schen und computerlinguistischen Methoden zusammengestellt.

Die Ergebnisse spiegeln auch die aktuellen Stimmungen und können im weiteren Prozess als wichtige Kennzahlen verwendet werden. Entscheider und Führungskräfte erhalten so messbare „Erste-Hand-Informationen“ aus der Mitarbeiterschaft.

Interviews mit Führungskräften

Zur weiteren Erhebung der Nutzerbedarfe werden, basierend auf den Erkenntnissen der Online-Befragung, gezielte Interviews mit ausgewählten Führungskräften durchgeführt. Hier werden die grundlegenden Planungsparameter zur Erarbeitung des Nutzerbedarfsprogramms ermittelt.

Situativer Einsatz von Change-Maßnahmen

Methoden und Maßnahmen während der eigentlichen Veränderung zur Stabilisierung des Prozesses.

Analyse und Optimierung der Arbeitsprozesse - Büroeffizienz

Jede Ablaufoptimierung im Büro beginnt mit einem intelligent organisierten Schreibtisch. Ist der einzelne Arbeitsplatz klar und strukturiert, kann der Mitarbeiter erfolgreich seinen Teil zum Erfolg der Firma beitragen. Die Büro-Kaizen®-Methode ist ein System, das dauerhaft Ordnung schafft und eindeutige Spielregeln festlegt. Mehr noch: „Permanent perfektionierte Prozesse“ sind das Ziel. Hierzu wird ausgehend von einer Prozesslandkarte identifiziert, welche Prozesse großes Verbesserungspotenzial haben. Sie werden analysiert und systematisch optimiert. Dies führt unter anderem auch zu einer Reduzierung der benötigten Archivsituationen sowie zur Einsparung von Flächen. Gerne überzeugen sich unsere Kunden durch ein Pilotprojekt von der Wirksamkeit.

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